Организация мероприятий — это всегда аврал, импровизация и умение держать в голове десятки задач одновременно. Клиенты меняют условия, подрядчики срывают сроки, а гости ждут безупречного сервиса. В таких условиях многозадачность становится не просто полезным навыком, но и ключевым фактором выживания ивент агентства.
Как создать команду, которая не просто выживает в режиме многозадачности, а работает на максимуме эффективности? Разбираемся в этой статье.
Ивент-менеджер – многофункциональный специалист
Ивент-индустрия не терпит узких специалистов. Успешный ивент-менеджер — это универсальный солдат, который в течение одного дня может:
- Вести переговоры с клиентом о бюджете;
- Координировать работу дизайнеров над макетом;
- Решать проблему с внезапно отказавшим звуковым оборудованием;
- Контролировать логистику;
- Успокаивать нервничающего спикера перед выходом на сцену.
Какие навыки критически важны?
- Гибкость мышления — умение быстро переключаться между задачами.
- Эмоциональный интеллект — работа с клиентами, артистами, подрядчиками требует дипломатии.
- Стрессоустойчивость — когда всё идёт не по плану, паника только усугубит ситуацию.
- Организационные способности — без чёткого плана многозадачность превращается в хаос.
В ивент-агентстве нельзя просто нанять «менеджера по переговорам» и «логиста». Нужны люди, способные совмещать роли и оперативно реагировать на изменения.
Многозадачность в ивент-менеджменте
Многозадачность — это не просто выполнение нескольких дел одновременно, а способность эффективно переключаться между ними без потери качества.
Где она проявляется?
- Одновременная работа над несколькими проектами (например, подготовка корпоратива и конференции в близкие друг к другу даты).
- Решение внезапных проблем (перенос мероприятия, болезнь ведущего, сбой в работе техники).
- Координация множества процессов (переговоры, дизайн, логистика, согласования).
Главные риски многозадачности.
- Синдром «упущенной выгоды» — когда менеджер тратит время на мелкие задачи, но не успевает сделать ключевые.
- Выгорание — постоянное переключение между задачами и общение с людьми истощает.
- Ошибки из-за расфокусировки — забыли подтвердить бронь, пропустили дедлайн.
Чтобы избежать эти риски, нужны системные подходы и тренировка команды.
Как развить многозадачность в команде?
Матрица Эйзенхауэра: как отделить важное от срочного.
Задачи делятся на 4 категории:
1) Срочно + важно (делаем сейчас) — например, срочный звонок клиенту из-за отмены площадки.
2) Важно, но не срочно (планируем) — разработка новой концепции мероприятий.
3) Срочно, но не важно (делегируем) — закупка для декора, отправка документов.
4) Не срочно и не важно (удаляем) — бесконечные совещания без чёткой цели.
Жёсткое делегирование по RACI
Модель RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) чётко распределяет роли:
R (Делает) — исполнитель.
A (Отвечает за результат) — руководитель проекта.
C (Консультант) — например, юрист.
I (Информируется) — бухгалтерия.
Не забывайте использовать цифровые инструменты для командной работы. Если нет времени разбираться в сложных приложениях или CRM-системах, достаточно хотя бы вести табличку со статусами по каждому проекту.
Тимбилдинг как инструмент прокачки многозадачности
В мире ивентов, где каждый день – это десятки задач, жонглирование сроками и постоянная готовность к неожиданностям, обычные методы управления часто дают сбой. Именно здесь на помощь приходит настоящий тимбилдинг - не просто развлечение для коллектива, а тонко настроенный механизм развития ключевых навыков.
Когда команда попадает в специально смоделированные условия, где нужно одновременно решать несколько задач, распределять роли и быстро адаптироваться к изменениям, происходит удивительная трансформация. Сотрудники начинают интуитивно понимать, когда взять инициативу, а когда поддержать коллегу, как переключаться между задачами без потери эффективности. Эти навыки, отточенные в игровом формате, затем естественным образом переносятся в рабочую среду.
Команда агентства Secret Point провела десятки подобных мероприятий, поэтому мы знаем об эффективности тимбилдингов как никто другой!
Вывод: многозадачность - важнейший навык в ивент-менеджменте, который можно и нужно развивать, чтобы ваше мероприятие точно состоялось в рамках намеченного плана. Но следование плану в ивенте понятие относительнее, важнее то, как вы адаптируетесь к меняющимся условиям и форс-мажорам. Вот тут то многозадачность и приходит на помощь, расставляя всё по своим местам.